Mengapa brief mendahului rate
Kebanyakan permintaan penawaran dimulai dari rute dan satu pertanyaan: berapa? Pertanyaan itu wajar, tetapi harga adalah pernyataan tentang barang tertentu, yang dikirim dengan cara tertentu, pada tanggal tertentu. Bila hal-hal itu belum jelas, orang yang menyusun penawaran punya dua pilihan: bertanya, yang memakan waktu sehari, atau berasumsi, yang menghasilkan angka yang kelak berubah. Brief adalah kebiasaan menjawab pertanyaan sebelum ditanyakan.
Brief tidak perlu panjang, tetapi harus tegas. Satu halaman yang ditulis sekali dan disimpan dapat dipakai untuk setiap pemasok atau forwarder yang Anda hubungi, sehingga jawabannya juga bisa dibandingkan.
Sembilan butir yang perlu ada
Inilah butir yang pertama kali dicari forwarder. Masing-masing memengaruhi moda angkutan, dasar biaya, atau dokumen.
| Butir | Mengapa penting | Yang perlu ditulis |
|---|---|---|
| Deskripsi barang | Menentukan penanganan, dokumen, dan perlu tidaknya persetujuan khusus | Bahasa sederhana: "kursi kantor, dikirim dalam keadaan terlepas", tidak berhenti pada kode produk |
| Kemasan | Menentukan cara menumpuk, mengangkat, dan memuat | Karton, pallet, peti, atau curah; jumlah masing-masing |
| Berat kotor | Dasar biaya dan batas peralatan | Total dalam kg, dan per kemasan bila berbeda |
| Dimensi | Volume dapat menentukan biaya untuk barang ringan | Panjang × lebar × tinggi dalam cm untuk setiap ukuran kemasan |
| Tanggal siap | Menentukan keberangkatan yang realistis | Tanggal barang bisa diambil, bukan tanggal yang Anda harapkan |
| Rute | Menetapkan jalur dan titik serah terima | Asal dan tujuan sampai tingkat kota atau pelabuhan; alamat lengkap untuk layanan door |
| Term perdagangan | Menunjukkan siapa yang mengatur dan membayar tiap bagian | Incoterm yang disepakati dengan pihak lawan, beserta tempat yang disebut |
| Akses | Lokasi tanpa dock atau dengan batas tinggi mengubah pilihan kendaraan | Dock atau permukaan tanah, batas kendaraan, jam penerimaan |
| Cakupan | Menentukan apa yang harus ada dalam penawaran | Penjemputan, pengiriman utama, kepabeanan, pengantaran: mana yang termasuk, mana yang tidak |
Contoh: permintaan yang kurang dan yang lengkap
Dua permintaan berikut hipotetis. Keduanya ditulis untuk menunjukkan perbedaannya dan tidak menggambarkan pelanggan atau penawaran yang sebenarnya.
Permintaan hipotetis A (kurang lengkap)
"Halo, mohon penawaran kiriman furnitur dari Surabaya ke Singapura. Mendesak. Terima kasih."
Permintaan A meninggalkan delapan pertanyaan terbuka: jumlah furnitur, kemasan, berat dan ukuran, tanggal siap, udara atau laut, siapa yang membayar di tujuan, perlu tidaknya penjemputan, dan siapa yang mengurus kepabeanan pembeli. Tak satu pun aman ditebak.
Permintaan yang sama, dalam bentuk lengkap
Permintaan hipotetis B (lengkap)
"Rute: Surabaya (pabrik, muat di permukaan tanah) ke Singapura (gudang dengan dock). Barang: 24 kursi kantor terlepas dalam 6 karton berisi 4. Tiap karton 80 × 60 × 40 cm, 22 kg. Total 132 kg. Siap diambil pada tanggal yang disebutkan. Utamakan sea freight; air freight boleh bila selisihnya ditunjukkan. Term yang disepakati dengan pembeli: diantar ke gudang pembeli, import clearance oleh pembeli. Mohon hitung penjemputan, pengiriman utama, dan pengantaran sampai dock, serta sebutkan yang tidak termasuk."
Permintaan B bisa dihitung, dan sama bergunanya, bisa dikritisi. Forwarder dapat menjawab "ukuran karton ini kurang pas untuk moda ini" karena angkanya tersedia.
Hal yang belum diketahui dan menghalangi angka pasti
Sebagian kekosongan dapat dijembatani dengan asumsi yang ditulis. Sebagian lain tidak. Forwarder bisa menghitung dengan asumsi tanggal siap bila penawaran menyebutkannya. Forwarder tidak bisa memberi angka pasti secara bertanggung jawab bila salah satu hal berikut belum diketahui:
- Dimensi dan berat setelah dikemas, karena menentukan dasar biaya udara maupun laut, serta peralatan yang dipakai.
- Moda dan cakupan, karena harga door-to-door dan port-to-port menjawab pertanyaan yang berbeda.
- Apakah barang memerlukan persetujuan khusus, misalnya baterai, cairan, atau barang yang dibatasi.
- Term perdagangan, karena menentukan biaya mana yang masuk penawaran dan mana yang ada di pihak lain.
Bila ada yang belum Anda ketahui, tulis "belum diketahui" daripada menghilangkannya. Hal yang dinyatakan belum pasti memberi tahu forwarder bagian mana yang diperlakukan sebagai estimasi.
Daftar periksa yang bisa dipakai ulang
- Jelaskan barang dengan bahasa sederhana.
- Sebutkan jumlah kemasan dan cara pengemasannya.
- Cantumkan berat kotor dan ukuran tiap kemasan, lengkap dengan satuan.
- Cantumkan tanggal siap dan hal yang membatasi akses di lokasi jemput dan antar.
- Sebutkan rute dan term perdagangan beserta tempatnya.
- Katakan langkah mana yang ingin dihitung dan mana yang tetap di pihak lain.
- Tandai hal yang belum Anda ketahui.
- Lampirkan packing list pemasok atau foto bila ada.
Catatan tentang satuan dan kejujuran data
Tulis setiap angka dengan satuannya dan nyatakan apakah angka itu hasil ukur atau perkiraan. "Sekitar 130 kg" dan "132 kg, sudah ditimbang" mengarah pada percakapan yang berbeda. Bila suatu angka berasal dari pemasok dan belum diperiksa, katakan demikian. Forwarder yang tahu angka mana yang pasti dapat langsung menghitung bagian yang pasti dan menandai sisanya sebagai asumsi, dan itu lebih cepat daripada menemukan selisihnya setelah barang dijemput.
Simpan brief bersama booking supaya pertanyaan berikutnya dijawab dari halaman yang sama. Dengan begitu, siapa pun di tim Anda yang menggantikan Anda di tengah proses dapat melanjutkan tanpa menebak apa yang sudah disepakati. Perbarui tanggal dan versi setiap kali ada perubahan, dan kirim versi terbaru kepada semua pihak yang pernah menerima versi sebelumnya, supaya tidak ada dua versi yang beredar.
Brief yang baik juga mencatat apa yang sengaja belum diputuskan, misalnya moda yang masih dibandingkan atau tanggal siap yang masih menunggu pemasok. Catatan seperti itu mencegah asumsi lama bertahan sebagai fakta.
Batasan panduan ini
Brief memperbaiki penawaran, tetapi tidak menetapkan harga. Tarif pelayaran dan maskapai, surcharge, dan kurs bergerak, dan penawaran berlaku sesuai periode yang tertulis. Kesesuaian kemasan adalah sifat barang itu sendiri; forwarder dapat memberi catatan, tetapi tidak dapat mensertifikasi kemasan Anda. Dasar chargeable weight untuk air freight ditetapkan oleh ketentuan maskapai, jadi pastikan dalam penawaran.