Di mana kerusakan sebenarnya terjadi
Kerusakan selama perjalanan sering dikaitkan dengan bagian tengahnya yang panjang, berhari-hari di laut atau di truk. Dalam praktik, sebagian besar kerusakan yang sebenarnya bisa dicegah terjadi di titik perpindahan: ketika barang diangkat ke kendaraan, dipindahkan antarkendaraan, dimasukkan ke kontainer, ditumpuk di gudang, atau diturunkan di ujung perjalanan. Setiap titik menambah satu petugas, satu peralatan, dan satu keputusan tentang cara memegang muatan.
Karena itu titik perpindahan adalah tempat yang tepat untuk menaruh perhatian. Dua hal menurunkan risikonya: informasi yang memberi tahu petugas cara memperlakukan barang, dan catatan yang menunjukkan kondisi barang saat berpindah tangan.
Informasi kemasan yang harus ikut bersama barang
Informasi hanya berguna bila petugas yang menangani barang bisa melihatnya. Taruh di kemasan dan di dokumen.
- Jumlah kemasan dan nomor identitas tiap kemasan, agar setiap koli bisa dihitung dan dicocokkan.
- Berat kotor dan dimensi tiap kemasan, ditulis di bagian luar.
- Tanda penanganan yang sesuai dengan barang: posisi atas, jaga tetap kering, rapuh. Pasang tanda hanya bila benar dan terlihat di lebih dari satu sisi.
- Batas penumpukan, bila barang tidak tahan ditindih.
- Pengenal yang dapat dipindai, bila rantai pasok memakainya. GS1 Logistic Label Guideline menjelaskan kode serial pengiriman yang mengidentifikasi unit logistik seperti pallet, sehingga bisa dilacak dari satu serah terima ke serah terima berikutnya.
Kecocokan kemasan bergantung pada barangnya
Tidak ada artikel yang dapat memastikan kemasan Anda cocok. Karton yang pas untuk pakaian terlipat bisa menghancurkan barang kaca, dan peti yang melindungi suku cadang mesin di jalan mulus belum tentu bertahan ketika dimasukkan ke kontainer dan diikat untuk pelayaran panjang. Code of Practice for Packing of Cargo Transport Units dari IMO, ILO, dan UNECE membahas pengemasan dan pengikatan kargo di dalam kontainer dan unit angkut lain, dan menjadi rujukan yang tepat untuk cara menata barang di dalamnya. Dokumen itu panduan yang tidak mengikat dan tidak menggantikan uji kemasan untuk produk Anda.
Bila barang rapuh, berat, atau tidak lazim, langkah praktisnya adalah menanyakan kepada pihak yang akan melakukan stuffing atau pemuatan apa yang mereka butuhkan, dan mengirimkan foto barang yang sudah dikemas sebelum dikirim.
Catatan kondisi
Catatan kondisi adalah pernyataan singkat dan faktual yang dibuat di setiap serah terima. Catatan itu tidak menyalahkan siapa pun; ia menetapkan apa yang benar pada waktu tertentu.
| Dicatat saat pengiriman | Dicatat saat penerimaan |
|---|---|
| Tanggal, jam, dan tempat | Tanggal, jam, dan tempat |
| Jumlah kemasan, dicocokkan dengan packing list | Jumlah kemasan, dicocokkan dengan dokumen angkutan |
| Kondisi tampak tiap kemasan: utuh, penyok, basah, terbuka | Kondisi tampak tiap kemasan dibandingkan catatan pengiriman |
| Nomor segel, bila memakai segel | Nomor segel diperiksa terhadap catatan |
| Foto kemasan dan kendaraan atau kontainer yang sudah dimuat | Foto yang sama, dan foto setiap pengecualian |
| Nama orang yang menyerahkan | Nama orang yang menerima, dan catatan komentarnya bila ada |
Contoh catatan pengiriman hipotetis
Contoh hipotetis, dibuat untuk ilustrasi
"12 karton, bernomor 1/12 sampai 12/12, masing-masing 18 kg. Karton 4 dan 9 penyok di sudut, sudah difoto. Semua karton kering. Pallet dibungkus dua lapis film, satu strap. Diserahkan kepada pengemudi pukul 14.20, segel tidak berlaku. Dock penerima tutup pukul 16.00."
Catatan seperti ini memakan dua menit. Bila karton 4 tiba dalam keadaan rusak, perdebatan dimulai dari catatan, bukan dari ingatan.
Bila ada yang tidak beres saat penerimaan
- Catat pengecualian pada dokumen penerimaan sebelum menandatangani, dengan kata-kata yang spesifik: "karton 4 remuk, isi basah", bukan "rusak".
- Foto barang sebagaimana diterima, termasuk kemasan luar dan label.
- Simpan kemasannya sampai persoalan selesai.
- Beri tahu forwarder dan pihak yang Anda kontrak secara tertulis, sedapat mungkin pada hari yang sama, lengkap dengan foto dan catatannya.
- Tanyakan batas waktu klaim menurut kontrak Anda dan ketentuan pengangkut. Batas waktu bisa singkat.
Foto yang membantu dan foto yang tidak
Foto hanya menjadi bukti bila dapat dicocokkan dengan sebuah kemasan dan sebuah saat. Sertakan label atau nomor kemasan dalam bingkai, foto seluruh kemasan lebih dulu baru kerusakannya, dan simpan berkas asli beserta cap waktunya, bukan salinan terkompresi yang diteruskan. Foto dekat penyok tanpa konteks tidak dapat dikaitkan dengan karton 4 atau karton mana pun.
Saat pengiriman, foto kendaraan atau kontainer yang sudah dimuat sebelum pintu ditutup, dan sekali lagi pada segel. Saat penerimaan, foto segel sebelum dibuka. Ketiga gambar ini memakan waktu kurang dari semenit dan menjawab sebagian besar pertanyaan pertama yang menyusul laporan kerusakan.
Sepakati sebelumnya siapa yang mengambil foto dan di mana foto disimpan, supaya catatan tidak bergantung pada ponsel satu orang. Bila foto diambil oleh pihak ketiga, misalnya pengemudi atau petugas gudang, mintalah mereka mengikuti urutan yang sama dan mengirimkannya ke satu tempat yang dapat diakses semua pihak yang berkepentingan.
Siapa menandatangani apa
Tanda tangan pada dokumen penerimaan menyatakan apa yang tertulis di dokumen itu, bukan lebih dari itu. Bila kondisi barang belum bisa diperiksa saat diterima, tulis "diterima dalam keadaan kemasan luar utuh, isi belum diperiksa", dan jangan hanya menandatangani. Kalimat itu sederhana, tetapi mengubah arti tanda tangan.
Terakhir, tinjau praktik ini setelah beberapa pengiriman. Bila pola kerusakan atau selisih jumlah berulang di titik perpindahan yang sama, perbaiki kemasan atau instruksi di titik itu, karena mencatat kejadian saja tidak mencegah kejadian berikutnya.
Batasan panduan ini
Catatan serah terima mendukung klaim, tetapi tidak menjaminnya. Tanggung jawab bergantung pada kontrak, dokumen angkutan, dan ketentuan yang berlaku. Saran di sini bersifat umum dan tidak bisa menilai apakah kemasan tertentu memadai untuk barang tertentu. Untuk barang berat atau tidak lazim, libatkan orang yang kompeten dalam pengemasan dan pengikatan, dan gunakan CTU Code serta CSS Code sebagai rujukan cara barang ditata dan diikat, bukan sebagai pengganti penilaian mereka.