Persiapan bukan clearance
Mengimpor barang ke Indonesia untuk dipakai atau dimiliki pihak yang berdomisili di sini mengikuti proses yang dijelaskan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) dalam laman "Impor Untuk Dipakai". Garis besarnya: importir menyampaikan pemberitahuan impor barang (PIB) berdasarkan dokumen pendukung seperti invoice, packing list, dan bill of lading atau airway bill, lalu menghitung dan membayar bea dan pajak yang terutang. Bergantung pada jalur yang ditetapkan sistem, barang dikeluarkan dengan atau tanpa pemeriksaan dokumen dan fisik, dan pengeluaran mengikuti terbitnya persetujuan pengeluaran barang.
Perhatikan apa yang tidak ada dalam garis besar itu: janji tentang waktu. Persiapan membuat hasil yang bersih lebih mungkin dan menyingkirkan keterlambatan yang sebenarnya bisa dihindari. Persiapan tidak menentukan jalur, klasifikasi, atau hasil pemeriksaan, yang merupakan kewenangan otoritas. Kesiapan berarti menyingkirkan kesalahan Anda sendiri sejak dini.
Dokumen dan apa yang dibuktikan masing-masing
| Dokumen | Yang dibuktikan | Sumber kesalahan yang umum |
|---|---|---|
| Commercial invoice | Transaksinya: para pihak, barang, jumlah, nilai, ketentuan | Barang diuraikan dengan kata yang berbeda dari packing list |
| Packing list | Isi tiap kemasan, dengan berat dan jumlah | Jumlah kemasan berbeda dari dokumen angkutan |
| Dokumen angkutan (bill of lading atau airway bill) | Kontrak pengangkutan dan consignee yang tercantum | Penulisan consignee atau notify party berbeda dari importir |
| Data identitas importir | Siapa yang melakukan pemberitahuan dan siapa yang bertanggung jawab | Data registrasi yang sudah usang |
| Izin atau sertifikat | Bahwa barang boleh masuk, bila diwajibkan | Baru diketahui terlambat, ketika barang sudah di kapal |
Pemeriksaan konsistensi
Bacalah dokumen dengan membandingkan satu sama lain, jangan satu per satu. Satu dokumen bisa sempurna dan tetap bertentangan dengan dokumen di sebelahnya.
- Bandingkan uraian barang pada invoice, packing list, dan dokumen angkutan. Kata yang berbeda untuk barang yang sama mengundang pertanyaan.
- Bandingkan jumlah dan satuan: pcs, karton, kilogram. Jumlah karton di packing list harus sama dengan jumlah kemasan di dokumen angkutan.
- Bandingkan nama dan alamat: importir, consignee, dan notify party harus sesuai dengan data registrasi importir.
- Bandingkan nilai dan mata uang pada invoice dengan yang akan dinyatakan dalam pemberitahuan.
- Periksa urutan tanggal: invoice, packing list, pengapalan, kedatangan.
- Daftar setiap produk yang mungkin memerlukan izin atau sertifikat, dan tanyakan ke instansi terkait atau penasihat sejak awal.
Contoh pemeriksaan hipotetis dengan ketidakcocokan
Contoh hipotetis, dibuat untuk ilustrasi
Seorang importir menerima tiga dokumen untuk kiriman "perlengkapan dapur stainless steel". Invoice menyebut 450 pcs, packing list menyebut 18 karton berisi 25 pcs (450 pcs), dan bill of lading menyebut 20 kemasan. Dua kemasan tidak terjelaskan.
Importir menulis kepada pemasok sebelum kapal tiba. Pemasok menjawab bahwa dua karton sampel tambahan ikut dimuat dan tidak masuk invoice. Kini importir tahu untuk meminta invoice dan packing list yang dikoreksi, bukan menemukan selisihnya saat pemeriksaan.
Pemeriksaan ini tidak menentukan klasifikasi apa pun dan tidak mengklaim hasil untuk pengiriman nyata mana pun.
Klasifikasi adalah pertanyaan yang diajukan, bukan kode yang disalin
Barang diidentifikasi untuk keperluan kepabeanan dengan kode dari Harmonized System, nomenklatur internasional yang dikelola World Customs Organization. Pemasok sering menuliskan kode pada invoice. Kode itu hanya usulan. Pemberitahuan membutuhkan klasifikasi yang sesuai dengan barang menurut cara otoritas membaca nomenklatur, dan importir memikul tanggung jawab atas pemberitahuan tersebut. Bila kode meragukan, nyatakan dalam dokumen Anda dan tanyakan kepada penasihat atau otoritas sebelum barang dikirim.
Daftar periksa persiapan
- Invoice, packing list, dan dokumen angkutan dibaca bersama dan dikoreksi bila berbeda.
- Data importir mutakhir dan sama di semua dokumen.
- Barang diuraikan dengan bahasa sederhana selain dengan kode.
- Izin dan sertifikat sudah teridentifikasi, lengkap dengan tanggal perolehannya.
- Satu orang yang ditunjuk menjawab pertanyaan dari otoritas atau broker, dengan akses ke dokumen asli.
Bila ketidakcocokan ditemukan terlambat
Kadang perbedaan baru terlihat setelah kapal berlayar. Jangan mengoreksi satu dokumen secara diam-diam agar sesuai dengan dokumen lain. Minta pemasok menerbitkan versi yang dikoreksi, simpan yang asli, dan catat alasan perubahannya. Otoritas dan broker bekerja berdasarkan dokumen yang Anda sampaikan, dan koreksi yang tidak dijelaskan mengundang pertanyaan lebih banyak daripada kesalahan aslinya.
Bila barang sudah di kapal, beri tahu broker saat itu juga. Broker dapat menjelaskan apakah perbedaan itu memerlukan perubahan sebelum pemberitahuan diajukan, dan berapa lama kira-kira prosesnya, yang kemudian dapat Anda bandingkan dengan free time pada booking.
Kalender untuk minggu-minggu sebelum kedatangan
- Dua minggu sebelumnya: terima draf invoice, packing list, dan dokumen angkutan, lalu jalankan pemeriksaan konsistensi.
- Satu minggu sebelumnya: konfirmasi izin dan sertifikat, serta data importir yang dipegang broker.
- Tiga hari sebelumnya: konfirmasi slot pengantaran penerima dan rencana pengajuan oleh broker.
- Saat tiba: periksa bahwa dokumen final sama dengan draf yang sudah Anda tinjau.
Hitungan hari itu hanya contoh. Sesuaikan dengan rute, moda, dan tenggat pengangkut sendiri.
Jadwal seperti ini tampak sederhana, tetapi manfaatnya terasa ketika ada orang yang berganti di tengah proses: siapa pun yang mengambil alih dapat melihat langkah mana yang sudah selesai dan mana yang belum, tanpa harus menanyakan semuanya kembali kepada orang sebelumnya.
Simpan juga hasil pemeriksaan konsistensi dalam bentuk catatan singkat: dokumen mana yang dibandingkan, selisih apa yang ditemukan, siapa yang menindaklanjuti, dan tanggal selesainya. Catatan ini berguna ketika otoritas atau broker bertanya mengapa suatu dokumen diganti, dan ketika pengiriman berikutnya dari pemasok yang sama memunculkan kesalahan serupa. Pola yang berulang menunjukkan bahwa masalahnya ada pada cara pemasok menyiapkan dokumen, dan itu dapat dibicarakan langsung dengan mereka sebelum pengiriman berikutnya.
Tinjau juga daftar periksa Anda setiap beberapa bulan bersama broker, dan tambahkan butir yang sering menimbulkan pertanyaan pada pengiriman terakhir.
Batasan panduan ini
Aturan dan prosesnya berubah. Artikel ini meringkas satu laman panduan DJBC. Artikel ini bukan pendapat hukum atau penetapan klasifikasi, dan tidak menggambarkan aturan yang berlaku pada periode sebelumnya. Pastikan persyaratan terkini kepada DJBC, national single window, atau broker kepabeanan berlisensi sebelum bertindak.