Pertanyaan sebelum mengirim?

Rute (asal dan tujuan sampai tingkat kota atau pelabuhan), jenis barang, cara pengemasan, berat kotor, ukuran tiap kemasan, dan tanggal barang siap. Sertakan Incoterm yang disepakati bila ada. Semakin lengkap pesan pertama Anda, semakin sedikit pertanyaan lanjutan sebelum penawaran bisa disusun.

Penawaran mencantumkan tiap item dan menyatakan cakupannya. Bacalah bersama term perdagangan Anda: penjemputan di asal, export clearance, pengiriman utama, penanganan di tujuan, import clearance, dan pengantaran adalah langkah yang terpisah. Penawaran bisa memuat sebagian dan menyerahkan sisanya kepada pihak lain. Bila suatu langkah tidak tertulis, tanyakan apakah termasuk atau tidak.

Setiap penawaran mencantumkan tanggal berlakunya sendiri. Tarif pelayaran dan maskapai, surcharge, dan kurs dapat berubah, jadi penawaran berlaku untuk tanggal dan barang yang tertulis. Bila barang, rute, atau jumlahnya berubah, mintalah penawaran ditinjau ulang, jangan mengandalkan angka sebelumnya.

Pada air freight, biaya biasanya mengikuti yang lebih besar antara berat kotor aktual dan berat volumetrik, yang dihitung dari dimensi kemasan dengan pembagi yang ditetapkan maskapai. Kiriman ringan tetapi memakan tempat dapat dikenai biaya berdasarkan volumenya. Kirim dimensi kemasan yang tepat agar dasar perhitungannya bisa dicantumkan di penawaran.

Pengirim bertanggung jawab atas kemasan yang sesuai dengan barang dan perjalanannya. Kami dapat menjelaskan persyaratan umum suatu moda atau tahap penanganan dan memberi tahu bila kemasan tampak kurang sesuai, tetapi kesesuaian bergantung pada barangnya. Jelaskan kemasan dalam permintaan Anda dan kirim foto bila barang rapuh, berat, atau bentuknya tidak lazim.

Umumnya commercial invoice, packing list, dokumen angkutan, dan data identitas importir atau eksportir. Sebagian barang juga memerlukan izin atau sertifikat. Dokumen yang berlaku bergantung pada produk dan klasifikasi HS, yang ditetapkan oleh otoritas. Kirimkan dokumen yang Anda miliki, dan kami akan menunjukkan bagian yang tampak tidak konsisten atau belum ada sebelum barang tiba.

Tergantung produk, komposisinya, dan pelayaran atau maskapai yang akan mengangkutnya. Beri tahu kami sejak awal, lengkap dengan safety data sheet dan rincian kemasan. Pertanyaan bukan persetujuan: operator harus menerima kargo tersebut, dan pengiriman barang berbahaya membutuhkan tenaga yang terlatih. Kami akan menyampaikan secara terbuka bila suatu produk memerlukan pengaturan lain.

Bisa. Sebutkan jendela waktu yang Anda perlukan dalam permintaan, beserta kondisi akses di tiap alamat: dock atau permukaan tanah, batas ukuran kendaraan, dan jam penerimaan. Jendela waktu dikonfirmasi dalam penawaran atau booking, bukan dianggap berlaku dari permintaan. Lalu lintas, cuaca, dan keterlambatan di lokasi penerima di luar kendali forwarder mana pun, jadi tanyakan apa yang terjadi bila jendela waktu terlewat.

POD mencatat serah terima: siapa yang menerima barang, kapan, dalam kondisi apa, dan pengecualian yang ada, misalnya selisih jumlah atau kerusakan yang terlihat. POD dapat memuat tanda tangan, foto, dan waktu penerimaan. POD adalah catatan serah terima, bukan bukti bahwa invoice sudah dibayar, dan tidak dengan sendirinya menyelesaikan klaim.

Penawaran dikirim melalui email dengan tautan persetujuan. Menyetujuinya berarti Anda menerima cakupan dan ketentuan yang tertulis. VORA kemudian memvalidasi penawaran di sisinya, dan itu langkah yang terpisah: persetujuan pelanggan dan validasi VORA dicatat sendiri-sendiri, dan Anda menerima email untuk masing-masing.

Dokumen ini menyertai invoice dan memuat apa yang harus dibayar serta caranya. Dokumen ini diterbitkan sebelum pembayaran dan tidak menyatakan bahwa dana sudah diterima. Simpan bersama invoice untuk catatan pembayaran Anda.

Setelah VORA mencocokkan pembayaran dengan catatannya dan mengonfirmasinya. Kwitansi pembayaran resmi diterbitkan pada saat itu dan dikirim ke email Anda. Bukti transfer saja bukan konfirmasi, dan Pre-Payment Receipt juga bukan konfirmasi.

Dokumen yang diterbitkan dari sistem VORA memuat kode QR dan tautan verifikasi. Saat dibuka, halaman menampilkan nomor dokumen, jenisnya, dan statusnya saat ini. Bila yang tampil berbeda dari dokumen yang Anda terima, hubungi kami sebelum menindaklanjuti dokumen tersebut.