Apa yang diatur dan tidak diatur oleh term perdagangan
Incoterms® 2020 adalah sebelas term tiga huruf yang diterbitkan Kamar Dagang Internasional (ICC). Term ini mencerminkan praktik bisnis dalam kontrak jual beli dan membagi biaya, risiko, dan kewajiban antara pembeli dan penjual. Hanya itu fungsinya: term berada dalam kontrak jual beli antara dua pihak.
Freight forwarder umumnya bukan pihak dalam kontrak tersebut. Forwarder bekerja berdasarkan perjanjian terpisah dengan pihak yang menugaskannya, dan perjanjian itu punya cakupan sendiri: langkah apa yang dikerjakan, oleh siapa, dengan harga berapa. Term perdagangan menjadi masukan bagi cakupan itu, tetapi tidak menggantikannya. "Kami sepakat FOB" memberi tahu forwarder di mana kewajiban penjual dimaksudkan berakhir. Kalimat itu tidak menjelaskan apakah forwarder memesan pengiriman utama, mengurus export clearance, atau mengatur pengantaran di ujung lain.
Konsekuensinya sederhana: perlakukan term perdagangan sebagai masukan untuk permintaan penawaran, lalu minta cakupannya secara tertulis.
Membaca serah terima sebagai garis, bukan label
Bayangkan pergerakan barang sebagai garis dengan titik serah terima: lokasi penjual, pelabuhan atau bandara ekspor, pengangkutan utama, pelabuhan atau bandara impor, dan lokasi pembeli. Setiap term menaruh penanda di titik yang berbeda untuk menunjukkan kapan tanggung jawab atas hal tertentu berpindah. Pembagian persisnya untuk kesebelas term ada dalam aturan itu sendiri, yang diterbitkan ICC dan sebaiknya dibaca dari sumber aslinya, bukan dari ringkasan.
Tanpa mengutip teks aturan, Anda dapat bertanya empat hal untuk setiap ruas: siapa yang mengatur, siapa yang membayar, siapa yang menanggung risiko kehilangan atau kerusakan, dan siapa yang memegang dokumen yang dibutuhkan. Bila dua pihak memberi jawaban berbeda untuk ruas yang sama, di situlah sengketa biasanya bermula.
Matriks tanggung jawab yang dapat Anda isi
Salin tabel ini ke brief pengiriman. Isi tiap baris dengan nama pihaknya, bukan "ya" atau "tidak". Nama membuat kekosongan terlihat.
| Ruas | Mengatur | Membayar | Dokumen yang dibutuhkan | Dikonfirmasi tertulis oleh |
|---|---|---|---|---|
| Penjemputan di lokasi penjual | Perintah pengambilan / kesiapan barang | |||
| Export clearance | Pemberitahuan ekspor dan dokumen pendukung | |||
| Pengangkutan utama | Booking dan dokumen angkutan | |||
| Import clearance | Pemberitahuan impor dan dokumen pendukung | |||
| Pengantaran di tujuan | Delivery order / bukti serah terima |
Contoh kerja dengan pembelian rekaan
Kasus hipotetis: pembeli di Jakarta, penjual di luar negeri
Seorang pembeli di Jakarta sepakat membeli suku cadang mesin dari pemasok di luar negeri. Kontrak jual beli memuat term yang menempatkan pengangkutan utama pada pembeli. Pembeli meminta forwarder menghitung sea freight dan sisi impornya.
Forwarder membalas dengan pertanyaan, bukan harga: apakah penawaran dimulai saat barang diserahkan kepada pengangkut di tempat yang disebut, atau dari pintu pemasok? Pembeli baru sadar bahwa term hanya mengatur sisi penjual, dan ia belum pernah menanyakan siapa yang mengambil barang di tempat pemasok. Satu email singkat kepada pemasok menutup persoalan itu, dan penawaran ditulis untuk ruas yang memang menjadi tanggung jawab pembeli.
Contoh ini rekaan untuk menunjukkan mekanismenya. Ini bukan kisah pelanggan dan tidak menggambarkan transaksi nyata.
Pertanyaan untuk tiap pihak
Pertanyaan ditulis dalam bentuk tanya karena jawabannya harus masuk ke booking, bukan tinggal di ingatan.
- Kepada penjual: di mana kewajiban Anda berakhir, dan siapa yang memesan pengangkut setelah titik itu? Dokumen apa yang Anda terbitkan, dan kapan?
- Kepada pembeli: ruas mana yang ingin dihitung, dan mana yang akan ditangani pihak lain? Siapa importir atau eksportir yang tercatat dalam pemberitahuan?
- Kepada forwarder: ruas mana yang ada dalam penawaran ini dan mana yang secara tegas tidak? Biaya mana yang ditagih di asal dan mana di tujuan, dalam mata uang apa?
- Kepada ketiganya: siapa yang menerima pemberitahuan kedatangan, siapa yang memberi instruksi pengantaran, dan siapa yang menandatangani penerimaan barang?
Tempat celah cakupan biasanya muncul
- Biaya terminal dan handling di asal atau tujuan yang tidak dianggap sebagai tanggungan oleh kedua belah pihak.
- Export clearance, yang oleh term bisa ditempatkan pada satu pihak sementara penawaran forwarder mengasumsikan pihak lain.
- Asuransi, yang pada sebagian term wajib diatur salah satu pihak dan pada term lain dibiarkan terbuka.
- Ruas pengantaran setelah pelabuhan, yang mungkin tidak termasuk dalam penawaran pengangkutan utama.
Tidak satu pun merupakan kesalahan term. Semuanya adalah tempat di mana cakupan tertulis akan mencegah kejutan.
Simpan cakupan tertulis bersama booking
Setelah pertanyaan di atas terjawab, simpan jawabannya di samping booking, bukan dalam utas email yang hanya bisa ditemukan satu orang. Cukup satu halaman cakupan yang memuat matriks yang sudah terisi, tempat yang disebut dalam term, dan tanggal konfirmasinya. Ketika pengangkut, pembeli, atau broker berganti, halaman itu berpindah tangan bersama pekerjaannya.
Tinjau kembali setiap kali ada yang bergeser: alamat pengantaran baru, pergantian consignee, atau moda yang berbeda. Setiap perubahan itu dapat memindahkan tanggung jawab dari satu pihak ke pihak lain tanpa ada yang mengatakannya. Saat termurah untuk menyadarinya adalah sebelum barang bergerak, dan matriks membuat pergeseran itu terlihat karena sebuah nama berubah di salah satu selnya.
Tiga pertanyaan yang sering terlewat
Pertama, siapa yang menanggung biaya bila barang tertahan di tujuan karena dokumen belum lengkap? Term perdagangan menjawab sebagian, tetapi biaya penyimpanan dan penahanan peralatan biasanya diatur oleh ketentuan pengangkut dan terminal, sehingga perlu ditanyakan secara terpisah. Kedua, siapa yang memegang asuransi dan sampai titik mana? Ketiga, siapa yang berhak memberi instruksi kepada forwarder bila rencana berubah di tengah jalan? Menuliskan jawabannya sejak awal menghemat percakapan yang panjang kemudian.
Satu catatan terakhir: bila ada perbedaan antara apa yang tertulis di kontrak jual beli dan apa yang tertulis di penawaran forwarder, sampaikan perbedaan itu kepada kedua pihak sebelum barang bergerak, dan jangan menunggu sampai tagihan datang.
Batasan panduan ini
Artikel ini tidak menafsirkan term tertentu dan bukan nasihat hukum. Aturannya diterbitkan ICC dan kontrak jual belilah yang mengikat pembeli dan penjual; bacalah keduanya untuk pengiriman yang bersangkutan. Ketentuan forwarder sendiri dan dokumen yang diterbitkannya, misalnya dokumen FIATA bila anggotanya menggunakannya, mengatur layanan forwarding secara terpisah.