Rangkaian catatan, bukan tumpukan
Setelah barang diantar, sebuah pengiriman meninggalkan sejumlah dokumen: quotation, booking, catatan pengantaran, invoice, pembayaran, dan kwitansi. Dalam tumpukan, dokumen-dokumen itu mengundang sengketa. Dalam rangkaian, tiap dokumen merujuk pada yang sebelumnya, dan pembaca bisa menelusuri rujukan dari pembayaran kembali ke quotation. Penutupan adalah langkah ketika rangkaian itu diperiksa.
Catatan dan apa yang dinyatakan masing-masing
| Catatan | Yang dinyatakan | Yang tidak dinyatakan |
|---|---|---|
| Quotation | Cakupan, item, dasar harga, dan masa berlaku sebagaimana ditawarkan | Bahwa layanan sudah dilaksanakan |
| Persetujuan pelanggan atas quotation | Pelanggan menerima cakupan dan ketentuan tersebut | Bahwa penyedia sudah memvalidasinya di sisinya |
| Catatan pengantaran (termasuk POD) | Serah terima: siapa, kapan, jumlah, kondisi, pengecualian | Bahwa invoice sudah dibayar |
| Invoice | Jumlah yang harus dibayar, untuk apa, kapan, ke rekening mana | Bahwa pembayaran sudah diterima |
| Pre-payment receipt | Jumlah yang harus dibayar dan cara membayar, diterbitkan sebelum pembayaran | Bahwa dana apa pun sudah diterima |
| Kwitansi pembayaran terkonfirmasi | Bahwa penyedia sudah memeriksa pembayaran dan mengonfirmasinya | Penilaian apakah barang sesuai pesanan |
Rekonsiliasi secara berurutan
- Cocokkan baris invoice dengan item quotation. Perbedaan harus punya alasan tercatat, misalnya perubahan yang disetujui.
- Cocokkan jumlah dan kondisi pada catatan pengantaran dengan yang ditagih invoice.
- Periksa pengecualian pada catatan pengantaran dan apakah masing-masing sudah ditutup, dikreditkan, atau masih terbuka.
- Periksa bahwa invoice dan pre-payment receipt menyatakan jumlah dan rekening yang sama.
- Saat pembayaran masuk, cocokkan jumlah dan referensinya dengan invoice. Catat pembayaran sebagian dan selisihnya, dan jangan menyebut invoice lunas sebelum penyedia mengonfirmasi.
- Terbitkan atau terima kwitansi pembayaran terkonfirmasi setelah konfirmasi, bukan sebelumnya.
- Arsipkan satu set dengan rujukan silang agar tiap dokumen dapat ditemukan dari dokumen lain.
Transaksi hipotetis
Transaksi hipotetis, dibuat untuk ilustrasi.
Sebuah quotation mencakup 10 pallet dengan harga per pallet yang tertulis. Catatan pengantaran menunjukkan 10 pallet diserahkan, dengan catatan bahwa dua karton di pallet 6 basah. Invoice menagih 10 pallet. Pelanggan membayar penuh dan meminta karton basah itu dipertimbangkan.
Saat penutupan, petugas rekonsiliasi melihat tiga hal terbuka: pengecualian pada catatan pengantaran, pembayaran penuh atas item yang dipersoalkan, dan konfirmasi pembayaran. Pengecualian dicatat sebagai klaim di bawah referensi pengiriman; pembayaran dicocokkan dan dikonfirmasi; kwitansi terkonfirmasi diterbitkan. Klaim ditangani di jalurnya sendiri dan tidak menghambat kwitansi, dan berkas menunjukkan persis hal itu.
Mengapa jenis kwitansi dipisahkan
Pre-payment receipt dan kwitansi pembayaran terkonfirmasi melayani pembaca berbeda pada waktu berbeda. Bila keduanya disebut "kwitansi" dan diperlakukan sama, pelanggan dapat mengira invoice sudah lunas padahal belum ada dana yang dikonfirmasi, atau tim keuangan dapat menutup berkas dengan dokumen yang tidak pernah menyatakan pembayaran. Menamai keduanya secara terpisah, dan menyatakan pada masing-masing apa yang ditunjukkan dan tidak ditunjukkannya, melindungi kedua pihak.
Verifikasi yang aman
Dokumen yang dikirim lewat email disalin, diteruskan, dan kadang diubah. Tautan verifikasi atau kode QR yang membuka catatan yang disimpan penerbit memungkinkan pembaca memeriksa nomor dokumen, jenis, dan statusnya terhadap sumber. Tautan itu tidak boleh membuka lebih dari yang dibutuhkan pemeriksa: data pribadi dan jumlah berada di balik tautan yang tidak mendaftar catatan pelanggan lain. GS1 Traceability Standard menjelaskan pencatatan peristiwa penting dan datanya sebagai dasar kepercayaan pada suatu rantai, dan gagasan yang sama berlaku untuk dokumen.
Siapa yang merekonsiliasi, dan seberapa sering
Tentukan siapa yang memiliki penutupan untuk setiap pengiriman dan paling lambat kapan. Aturan yang lazim adalah meninjau setiap pengiriman dalam jumlah hari tertentu setelah catatan pengantaran diterima, dan meninjau setiap pengecualian yang masih terbuka setiap minggu sampai ditutup. Tanpa pemilik, rekonsiliasi hanya terjadi ketika pelanggan mengeluh atau auditor bertanya, yaitu saat paling mahal untuk menemukan celah.
Jaga agar pemeriksaannya sama untuk setiap pengiriman, sehingga sebuah celah menonjol karena memecah pola. Formulir singkat berisi tujuh langkah di atas, satu centang untuk tiap langkah dan satu catatan untuk tiap pengecualian, sudah cukup.
Kredit, pembayaran sebagian, dan koreksi
Pengiriman nyata jarang selesai dengan mulus. Nota kredit dapat mengurangi invoice setelah ada klaim, pelanggan dapat membayar dua kali, atau invoice dapat memerlukan koreksi. Catat masing-masing sebagai peristiwa tersendiri dengan tanggal dan rujukan ke dokumen yang diubahnya, dan jangan menimpa dokumen asli. Pembaca harus dapat melihat invoice sebagaimana diterbitkan, perubahannya, dan alasannya, dalam urutan itu.
Bila pembayaran tidak sesuai dengan invoice, tahan konfirmasi sampai selisihnya dijelaskan. Selisih yang tidak dijelaskan lalu ditemukan sendiri oleh pelanggan jauh lebih sulit diselesaikan daripada selisih yang diangkat pada hari munculnya.
Apa yang disimpan, dan berapa lama
Simpan seluruh set bersama: quotation, persetujuan, catatan pengantaran beserta foto, invoice, kwitansi, dan korespondensi tentang pengecualian. Masa simpan untuk catatan akuntansi dan pajak ditetapkan oleh hukum dan nasihat akuntan Anda, jadi pastikan untuk bisnis Anda dan terapkan masa yang sama pada catatan pengantaran yang terhubung, supaya sebuah dokumen tidak pernah disimpan tanpa catatan yang menjelaskannya.
Beri setiap set satu nomor rujukan pengiriman yang sama di semua dokumennya. Nomor itu menjadi kunci untuk menemukan seluruh rangkaian ketika ada pertanyaan dari pelanggan, auditor, atau tim keuangan, dan mengurangi waktu pencarian dari jam menjadi menit.
Terakhir, tinjau proses penutupan itu sendiri setiap kuartal: berapa pengiriman yang tertutup tepat waktu, berapa yang menunggu pengecualian, dan di tahap mana keterlambatan paling sering terjadi. Hasilnya menunjukkan apakah masalah ada pada dokumen, pada pembayaran, atau pada koordinasi antartim.
Dokumen penutupan yang rapi juga mempermudah pengiriman berikutnya dengan pelanggan yang sama. Pengecualian yang pernah muncul, cara penyelesaiannya, dan waktu yang dibutuhkan menjadi acuan untuk menyusun cakupan dan ketentuan pada penawaran berikutnya, sehingga masalah yang sama tidak terulang tanpa disadari.
Batasan panduan ini
Artikel ini menjelaskan pola merekonsiliasi catatan. Contohnya hipotetis. Persyaratan akuntansi, pajak, dan meterai untuk invoice dan kwitansi bergantung pada hukum dan nasihat akuntan Anda; artikel ini bukan nasihat tentang hal itu. Dokumen forwarding standar, seperti yang diterbitkan FIATA, memiliki ketentuannya sendiri.