Ukuran adalah definisi lebih dulu
Kebanyakan laporan logistik menampilkan persentase: tepat waktu, lengkap, bebas kerusakan. Persentase meyakinkan dan mudah disalahbaca. Dua organisasi dapat melaporkan "95% tepat waktu" dengan makna yang sama sekali berbeda, karena yang satu menghitung terhadap tanggal yang dijanjikan dan yang lain terhadap tanggal pertama yang diminta pelanggan, atau karena yang satu menghitung pengantaran dan yang lain menghitung order line. KPI yang tidak dapat direproduksi dari definisi tertulis tidak dapat mendukung keputusan.
Untuk setiap ukuran di bawah, definisinya menyebut peristiwa yang dihitung, cap waktu yang dipakai, dan populasi pada penyebut. Definisi ini disusun untuk artikel ini sebagai contoh. Ini bukan standar industri.
Lima ukuran, didefinisikan
| Ukuran | Pembilang | Penyebut | Cap waktu dan catatan |
|---|---|---|---|
| On-time delivery | Pengantaran yang diserahkan pada atau sebelum waktu yang disepakati | Semua pengantaran yang jatuh tempo pada periode | Waktu serah terima dari POD; waktu yang disepakati dari booking. Sebutkan zona waktu dan apakah jendela waktu dihitung tepat waktu sampai akhirnya. |
| Akurasi pesanan | Pesanan yang diantar dengan barang dan jumlah yang benar | Semua pesanan yang diantar pada periode | Hitung pesanan, bukan baris, atau nyatakan sebaliknya. Pengecualian diambil dari catatan penerimaan. |
| Insiden kerusakan | Pengantaran dengan sedikitnya satu kemasan tercatat rusak | Semua pengantaran pada periode | Kerusakan harus dicatat saat penerimaan agar dihitung; klaim kemudian dilacak terpisah. |
| Dwell time | Jumlah jam antara kedatangan dan keberangkatan unit di fasilitas, dijumlahkan | Jumlah unit yang keluar pada periode | Sebutkan peristiwa awal dan akhir, misalnya gate-in dan gate-out, dan keluarkan unit yang masih di lokasi. |
| Kelengkapan POD | Pengantaran dengan POD tercatat dalam waktu yang ditetapkan setelah serah terima | Semua pengantaran pada periode | Sebutkan waktu yang diizinkan dan apa yang dianggap lengkap: tanda tangan, jumlah, kondisi. |
Mengapa penyebut adalah argumennya
Bila pengantaran terlambat dikeluarkan dari penyebut karena pelanggan meminta perubahan, angka tepat waktu naik tanpa perbaikan operasional. Bila kerusakan baru dihitung ketika klaim diajukan, insidennya turun sementara kerusakan terus terjadi. Pembaca yang hanya melihat persentase tidak dapat mengetahuinya. Menuliskan penyebut di samping angka mengubah KPI dari klaim menjadi perhitungan yang dapat diperiksa siapa pun.
Scorecard hipotetis
Scorecard hipotetis, dibuat untuk ilustrasi.
Dalam sebulan rekaan: 200 pengantaran jatuh tempo. 188 diserahkan pada waktu yang disepakati. On-time delivery adalah 188 ÷ 200 = 94%. Dari 200 itu, 3 memiliki kemasan rusak yang dicatat saat penerimaan, sehingga insiden kerusakan 3 ÷ 200 = 1,5%. 194 dari 200 memiliki POD tercatat dalam 24 jam, jadi kelengkapan POD 97%.
Bulan yang sama bisa tampak berbeda dengan definisi lain. Bila di antara 12 pengantaran terlambat ada 5 yang tanggalnya diubah pelanggan, laporan yang mengeluarkannya menghasilkan 188 ÷ 195 = 96,4%. Kedua angka bisa jujur. Keduanya menjawab pertanyaan berbeda, dan scorecard harus menyebut yang mana.
Jebakan kualitas data
- Cap waktu dimasukkan manual, belakangan, dari ingatan, bukan ditangkap saat peristiwa.
- Zona waktu dan perubahan jam bercampur di berbagai sistem.
- Pesanan dipecah atau digabung antara booking dan pengantaran, sehingga pembilang dan penyebut menghitung hal berbeda.
- Pengecualian dicatat dalam catatan teks bebas yang tidak dibaca laporan mana pun.
- POD dicatat berhari-hari setelah serah terima, sehingga kelengkapan maupun ketepatan waktunya diragukan.
Dari ukuran menjadi keputusan
KPI layak ada bila mengubah apa yang dikerjakan seseorang. Sebelum mengadopsi satu ukuran, tuliskan keputusan yang diinformasikannya: pengangkut mana yang ditinjau, lokasi mana yang dibina, instruksi pelanggan mana yang diperjelas. Bila tidak ada keputusan yang mengikuti, ukuran itu hanya pelaporan demi pelaporan. GS1 Traceability Standard menjelaskan pencatatan peristiwa dan datanya, yang menjadi bahan baku bagi semua ukuran ini.
Memilih ukuran yang dipertahankan
Lima ukuran cukup untuk memulai, dan lebih sedikit bisa lebih baik. Pilih yang sesuai dengan keputusan yang benar-benar Anda hadapi. Tim yang bergulat dengan sengketa saat pengantaran lebih diuntungkan oleh insiden kerusakan dan kelengkapan POD daripada dwell time. Tim yang mengelola gudang akan menginginkan dwell time dan akurasi pesanan lebih dulu. Menambah satu ukuran ada biayanya, karena seseorang harus mengumpulkan datanya, memeriksanya, dan menjelaskannya setiap periode.
Menelaah angka dalam rapat
Ketika sebuah angka dipresentasikan, ajukan empat pertanyaan sebelum membahasnya. Apa penyebutnya? Cap waktu mana yang dipakai? Apa yang dikeluarkan, dan mengapa? Bagaimana angka ini dibanding definisi yang sama bulan lalu? Bila tidak ada yang dapat menjawab tiga pertanyaan pertama, pembahasan berputar pada angka yang tidak dapat diperiksa siapa pun, dan rapat sebaiknya dimulai dengan memperbaiki definisinya.
Tulis definisi di bagian bawah laporan dan pertahankan sedikitnya satu kuartal. Definisi yang berubah setiap bulan menghasilkan tren yang tidak bermakna, dan godaan untuk menyesuaikannya setelah periode yang buruk adalah alasan tepat untuk menuliskannya lebih dulu.
Sampel kecil
Persentase yang dihitung dari segelintir pengantaran berayun lebar. Satu pengantaran terlambat dari sepuluh menggeser on-time delivery sepuluh poin. Tampilkan jumlahnya di samping persentase, dan hindari meranking lokasi atau pengangkut berdasarkan bulan ketika salah satunya hanya menangani sedikit pengiriman.
Untuk periode dengan data sedikit, gabungkan beberapa periode atau tampilkan angka mentahnya saja, misalnya "3 dari 8 pengantaran". Pembaca langsung memahami bahwa angkanya rapuh, dan tidak ada kesimpulan berlebihan yang ditarik darinya.
Bagikan laporan kepada orang yang mengambil keputusan, bukan kepada pembuat laporan saja, dan tanyakan kepada mereka angka mana yang pernah mengubah keputusan. Angka yang tidak pernah dipakai dapat dihentikan.
Mulailah dengan data yang sudah Anda miliki. Banyak ukuran dapat dihitung dari catatan POD dan booking yang sudah ada, tanpa sistem baru. Bila data yang dibutuhkan belum tercatat, mulai catat peristiwanya lebih dulu dan tunda ukurannya sampai datanya cukup untuk dipercaya, sehingga laporan pertama Anda tidak dibangun di atas angka yang diragukan.
Batasan panduan ini
Definisi ini contoh yang perlu disesuaikan dengan kontrak dan sistem Anda. Tidak ada nilai target yang disarankan karena target yang tepat bergantung pada barang, rute, dan pelanggan. Angkanya rekaan dan scorecard tidak menggambarkan operasi nyata.