Apa itu proof of delivery
Proof of delivery (POD) adalah catatan bahwa barang diserahkan di suatu tempat dan waktu, kepada orang bernama, dalam kondisi tertentu. POD mendukung pernyataan pengangkut bahwa pengantaran terjadi dan pernyataan penerima tentang apa yang diterima. POD adalah catatan serah terima. POD bukan bukti bahwa invoice sudah dibayar, dan tidak dengan sendirinya menentukan sah tidaknya suatu klaim.
POD paling sederhana hanya mencatat tanda tangan. POD yang berguna juga mencatat apa yang dirujuk tanda tangan itu.
Yang dicatat
| Kolom | Mengapa penting |
|---|---|
| Nama dan jabatan penerima | Menunjukkan siapa yang menerima, dan apakah berhak |
| Tanggal dan jam serah terima | Menetapkan saat tanggung jawab berpindah |
| Tempat serah terima | Sesuai dengan instruksi pengantaran |
| Referensi pengantaran | Menghubungkan POD dengan order, surat jalan, atau dokumen angkutan |
| Jumlah diterima dibanding yang diharapkan | Membuat kekurangan atau kelebihan langsung terlihat |
| Kondisi kemasan | Mencatat kerusakan yang terlihat, basah, atau kemasan yang dibuka atau disegel ulang |
| Pengecualian, dalam kata-kata | Menyebut selisih yang spesifik, bukan komentar umum |
| Foto | Menunjukkan kemasan, label, dan pengecualian sebagaimana adanya |
| Tanda tangan atau persetujuan lain | Menunjukkan penerima menyetujui catatan |
Menangani pengecualian
Nilai POD paling besar ketika ada yang tidak sesuai harapan. Tanda tangan bersih di samping karton rusak merugikan semua pihak. Catatan yang spesifik membantu semua pihak, termasuk pengangkut.
- Catat jumlah persisnya: "diterima 11 dari 12 karton; karton 7 tidak terkirim".
- Catat kondisi dengan istilah yang dapat diamati: "karton 4 remuk di sudut, isi belum diperiksa".
- Foto pengecualian sebelum kemasan dipindahkan.
- Bila penerima menolak sebagian pengantaran, catat apa yang ditolak dan alasan yang diberikan.
- Bila penerima menandatangani "dengan syarat pemeriksaan", catat hal itu agar pemeriksaan kemudian punya titik awal.
Contoh fiktif yang disanitasi
Contoh fiktif, dibuat untuk menunjukkan kolom-kolomnya. Tidak ada orang atau pengantaran nyata yang digambarkan.
"Referensi pengantaran DN-0001. Diserahkan kepada petugas penerimaan di dock yang disebut pukul 10.42. Diharapkan 8 pallet; diterima 8. Stretch film pallet 5 robek, dua karton terlihat basah, sudah difoto. Penerima menandatangani dengan catatan 'karton basah, isi akan diperiksa'."
Kolom dalam contoh sama dengan yang ada di tabel; pembaca dapat melihat sekilas apa yang diterima, dalam keadaan apa, dan apa yang masih terbuka.
Lokasi, foto, dan data pribadi
POD dapat memuat tanda tangan, foto, dan kadang pembacaan lokasi. Masing-masing adalah data pribadi atau data yang berpotensi mengidentifikasi penerima atau lokasi. Kumpulkan yang diperlukan untuk mendokumentasikan serah terima dan tidak lebih, beri tahu penerima apa yang dicatat, dan simpan hanya selama tujuan menghendaki. Bila lokasi dicatat, jelaskan alasannya dan biarkan penerima melihatnya. Foto sebaiknya berfokus pada barang dan kemasannya, bukan pada orang.
Kode QR adalah penunjuk, bukan kesimpulan hukum
Banyak dokumen pengantaran memuat kode QR agar catatannya dapat ditemukan dan diperiksa. Kode itu mengidentifikasi sebuah catatan. Kode itu tidak dengan sendirinya membuat tanda tangan sah secara hukum atau catatan menjadi final. Apakah pengakuan elektronik berakibat hukum bergantung pada hukum yang berlaku dan kesepakatan para pihak. GS1 Logistic Label Guideline dan GS1 Traceability Standard menjelaskan pengenal dan peristiwa untuk melacak unit logistik; keduanya tidak memutuskan soal keabsahan hukum.
Merancang formulir untuk orang yang memegang ponsel
POD sering diisi di ponsel, di dock, dengan terburu-buru. Buat formulir singkat, taruh kolom pengecualian di tempat yang tidak bisa dilewati, dan jadikan jumlah sebagai angka yang bisa dikonfirmasi atau dikoreksi penerima, bukan kotak teks bebas. Sediakan cara untuk melanjutkan bila sinyal terputus dan mengirim ulang bila unggahan gagal. Formulir yang kehilangan data di dock menghasilkan persis catatan yang tidak dapat diandalkan siapa pun kemudian.
Apa yang perlu disampaikan kepada penerima
Sebelum meminta tanda tangan, beri tahu penerima apa yang dikonfirmasinya. Satu kalimat singkat seperti "ini mencatat bahwa Anda menerima kemasan yang tercantum, dalam kondisi yang dicatat" sudah cukup. Kalimat itu mengurangi sengketa tentang apa yang disepakati dan menunjukkan bahwa penerima diberi kesempatan mencatat pengecualian.
Setelah serah terima
POD hanya berguna bila sampai kepada orang yang membutuhkannya. Tentukan siapa yang menerima salinan, seberapa cepat, dan di mana disimpan. Hubungkan dengan surat jalan dan kemudian dengan invoice, sehingga pertanyaan penagihan dapat dijawab dengan mengikuti rujukan, bukan menelusuri kotak surat. Tetapkan masa simpan yang sesuai dengan tujuannya, dan hapus apa yang tidak lagi diperlukan.
Menelaah pengecualian secara keseluruhan
Satu per satu, pengecualian adalah klaim yang harus ditangani. Bila dilihat bersama, pengecualian adalah informasi. Bila jenis kerusakan yang sama muncul pada penerima yang sama, rute yang sama, atau jam yang sama, penyebabnya kemungkinan berada di hulu orang yang menandatangani, dan tindakan perbaikan ada di sana. Meninjau kolom pengecualian sebulan sekali adalah salah satu tinjauan mutu yang paling murah.
Bagikan temuan itu kepada pihak yang dapat mengubah sesuatu: bagian pengemasan, pengemudi, atau gudang asal. Temuan yang tersimpan di laporan saja tidak mengubah apa pun, dan pengecualian yang sama akan muncul lagi bulan berikutnya.
Latih petugas lapangan untuk menulis pengecualian dengan kata-kata yang spesifik, dan tunjukkan contoh catatan yang baik dan yang buruk. Perbedaan antara "rusak" dan "karton 4 remuk di sudut, isi belum diperiksa" menentukan apakah catatan itu dapat dipakai.
Pertimbangkan juga siapa yang boleh menandatangani atas nama penerima. Satpam, petugas gudang, dan staf administrasi sering menerima barang, tetapi tidak selalu berwenang memeriksa isinya. Catat nama dan jabatan penandatangan, dan sepakati dengan penerima sebelumnya siapa yang berwenang, supaya tanda tangan dapat dipertanggungjawabkan bila ada perselisihan kemudian. Bila penerima memakai stempel perusahaan, foto stempel itu bersama dokumennya.
Batasan panduan ini
Ini adalah panduan umum tentang isi dan penanganan. Ini bukan nasihat hukum dan tidak membahas status hukum suatu tanda tangan atau kewajiban privasi khusus yang berlaku pada operasi Anda, yang memerlukan tinjauan terkini tersendiri. Contohnya disanitasi dan fiktif.