Ruang mengikuti arus
Pertanyaan pertama tentang gudang biasanya berapa meter persegi yang dibutuhkan. Pertanyaan itu wajar, tetapi bukan tempat yang tepat untuk memulai. Dua operasi dengan luas lantai sama bisa membutuhkan fasilitas yang sangat berbeda: yang satu menerima beberapa pallet penuh seminggu dan mengirimnya utuh, yang lain menerima karton campuran setiap hari dan mengirim ratusan pesanan kecil. Ruang adalah hasil dari cara barang bergerak di dalam bangunan.
Karena itu brief fasilitas dimulai dari arus dan diakhiri dengan ruang.
Enam hal yang perlu digambarkan
- Satuan simpan. Pallet, karton, tote, atau barang curah, serta ukuran dan berat satuan yang umum.
- Profil SKU dan lot. Berapa banyak jenis barang, berapa unit tiap jenis, dan apakah dilacak per lot, batch, atau tanggal kedaluwarsa.
- Penerimaan. Berapa pengiriman masuk per minggu, dalam bentuk apa (kontainer, truk, paket), dan apa yang harus diperiksa saat tiba.
- Putaway dan penyimpanan. Apakah SKU yang sama disimpan di satu tempat atau beberapa, batas tumpukan, dan kondisi seperti suhu atau pemisahan.
- Picking pesanan dan pengiriman. Jumlah pesanan dan order line per hari, apakah picking berupa pallet penuh, karton, atau pcs, serta pengangkut atau kendaraan yang menjemput.
- Catatan. Catatan stok mana yang harus akurat, seberapa sering direkonsiliasi, dan sistem apa yang perlu terhubung.
Profil volume hipotetis
Angka di bawah ini rekaan untuk menunjukkan seperti apa deskripsi yang bisa dipakai. Angka ini tidak menggambarkan pelanggan nyata.
| Butir | Nilai hipotetis |
|---|---|
| Satuan simpan | Pallet standar, sekitar 1 m × 1,2 m, sampai 600 kg |
| SKU aktif | 120, dengan 20 SKU menyumbang sebagian besar pergerakan |
| Pelacakan | Nomor batch dan tanggal kedaluwarsa untuk 40 SKU |
| Penerimaan | Sekitar 6 pengiriman truk per minggu, sebagian pallet campuran |
| Pesanan | Sekitar 80 order line per hari, kebanyakan karton |
| Pengiriman | Dua kali penjemputan per hari, dengan cut-off tetap |
| Catatan | Saldo stok direkonsiliasi mingguan, dilaporkan bulanan |
Dari profil ini kita bisa mengajukan pertanyaan yang lebih baik: berapa posisi pallet saat puncak, apakah picking karton perlu area terpisah, dan bagaimana pallet campuran dipecah saat penerimaan.
Arus barang sebagai ilustrasi
Cara sederhana menguji profil adalah mengikuti satu pallet melewati bangunan. Pallet tiba di dock, dicocokkan dengan dokumen pengiriman, disimpan di lokasi yang tercatat dalam sistem stok, di-pick sebagian atau seluruhnya ketika pesanan masuk, dikemas dan ditempatkan di area staging, lalu berangkat dengan kendaraan beserta catatan pengiriman. Setiap langkah memakai ruang, peralatan, dan tenaga orang, dan setiap langkah menghasilkan catatan. Bila profil menunjukkan langkah itu terjadi berkali-kali sehari, kepadatan dan akurasi menjadi pertanyaan utama; bila jarang, kepadatan penyimpanan yang dominan.
Mengapa catatan masuk dalam brief
Pekerjaan fisik gudang terlihat, tetapi nilainya bagi pemilik barang adalah posisi stok yang benar. GS1 Traceability Standard memandang ketertelusuran sebagai pencatatan peristiwa penting pada suatu barang yang dapat ditelusuri, seperti penerimaan, pengemasan, pengiriman, dan pengangkutan, beserta data yang menjelaskan tiap peristiwa. Anda tidak perlu mengadopsi standar itu untuk menangkap intinya: tentukan peristiwa mana yang perlu dicatat dan dengan rincian apa, misalnya lot, jumlah, waktu, dan lokasi, sebelum pallet pertama tiba.
Demikian pula, label logistik GS1 memberi pallet atau karton pengenal yang dapat dipindai di setiap peristiwa. Bila pemasok atau pelanggan Anda memakainya, sampaikan.
Templat brief fasilitas
- Barang: deskripsi, satuan simpan, ukuran dan berat satuan yang umum.
- Kondisi: suhu, kelembapan, penumpukan, pemisahan, keamanan.
- Inbound: pengiriman per minggu, jenis kendaraan, jenis dokumen, pemeriksaan saat tiba.
- Penyimpanan: jumlah SKU, lot, kontrol kedaluwarsa, perkiraan posisi saat puncak.
- Outbound: pesanan per hari, order line, jenis picking, pengangkut, jam cut-off.
- Catatan: target akurasi stok, frekuensi rekonsiliasi, laporan, koneksi sistem.
- Perubahan: puncak musiman dan pertumbuhan yang dapat diperkirakan.
Pertanyaan untuk operator fasilitas
Setelah brief ditulis, ubah menjadi pertanyaan. Berapa posisi pallet yang tersedia, dan bagaimana alokasinya untuk pelanggan yang berbeda? Bagaimana barang diterima, dihitung, dan dicatat, dan seberapa cepat catatan stok diperbarui? Laporan apa yang dapat disediakan, dalam format apa? Apa yang terjadi pada hari puncak, dan bagaimana kapasitas dibagi? Bagaimana barang rusak atau tidak sesuai ditangani saat penerimaan? Setiap jawaban harus tertulis, dan masing-masing harus merujuk pada profil Anda, bukan pada gambaran umum.
Uji coba sebelum komitmen
Bila pengaturannya penting, minta masa uji coba atau volume awal yang kecil. Ukur hal yang sama dengan yang Anda uraikan dalam brief: waktu menerima satu pengiriman, akurasi hitung stok pertama, waktu dari pesanan sampai pengiriman, dan cara pengecualian dilaporkan. Uji coba menunjukkan perbedaan antara rencana dan praktik dengan biaya yang masih terjangkau, dan memberi kedua pihak angka nyata untuk menyesuaikan kebutuhan.
Tinjau profil ketika volume berubah
Profil akurat pada hari ditulis. Puncak musiman, lini produk baru, atau perubahan ukuran pesanan mengubah arus barang, dan bersamanya ruang serta tenaga yang dibutuhkan. Tinjau kembali brief setiap kuartal, bandingkan dengan angka sebenarnya, dan sepakati perubahan sebelum tekanan datang, bukan selama tekanan itu berlangsung.
Simpan versi lama brief bersama versi baru. Riwayat itu menunjukkan bagaimana kebutuhan Anda berkembang dan membantu menjelaskan mengapa pengaturan ruang atau biaya berubah dari waktu ke waktu, baik kepada operator maupun kepada pihak internal Anda.
Terakhir, tentukan siapa dari pihak Anda yang menjadi satu-satunya titik kontak untuk perubahan profil. Bila beberapa orang meminta perubahan secara terpisah, operator sulit mengetahui versi mana yang berlaku, dan perubahan yang saling bertentangan dapat masuk ke dalam pengaturan tanpa disadari siapa pun.
Dokumentasikan juga asumsi yang Anda pakai dalam profil, misalnya perkiraan pertumbuhan atau pola musiman, supaya mudah diperiksa ketika angka sebenarnya tersedia dan supaya perbedaan antara rencana dan kenyataan dapat dijelaskan, bukan hanya dirasakan.
Batasan panduan ini
Artikel ini menjelaskan cara menyusun kebutuhan. Angkanya rekaan. Aturan keselamatan, izin, dan batasan bangunan bersifat khusus untuk setiap fasilitas dan tidak dibahas di sini. Perlakukan setiap kebutuhan sebagai pertanyaan kepada operator fasilitas, dan harapkan jawabannya dikonfirmasi tertulis.