Tiga dokumen, tiga tugas
Untuk pengiriman kontainer lewat laut, tiga dokumen lazim disusun dari data yang saling tumpang tindih. Shipping instructions memberi tahu pengangkut atau forwarder apa yang dituliskan pada dokumen angkutan. Verified gross mass menyatakan berat kontainer yang sudah berisi. Bill of lading, yang diterbitkan oleh atau untuk pengangkut, mencatat kontrak pengangkutan dan, bergantung pada jenisnya, tanda terima barang. Ketiganya berkaitan, tetapi tidak memiliki peran hukum yang sama, dan kesalahan pada satu dokumen tidak dengan sendirinya terkoreksi di dokumen lain.
VGM: tanggung jawab pengirim
Pedoman International Maritime Organization tentang verified gross mass kontainer, yang diterbitkan berdasarkan persyaratan SOLAS, menyatakan bahwa pengirim yang tercantum pada bill of lading atau dokumen setara bertanggung jawab memperoleh verified gross mass kontainer yang sudah berisi dan menyampaikannya dalam dokumen pengiriman sebelum kontainer dimuat. Pedoman itu menjelaskan dua metode: menimbang kontainer yang sudah dikemas dan disegel, atau menimbang seluruh muatan dan isinya lalu menambahkan tare kontainer. Pengangkut dan terminal mengandalkan angka ini untuk rencana penataan muatan.
Ada dua hal praktis. Massa terverifikasi bukan berat pada invoice, yang bisa berupa berat bersih atau perkiraan. Dan orang yang menandatangani pernyataan itu sedang menyatakan tanggung jawab; sebaiknya tidak ditinggalkan hingga jam terakhir.
Siapa mengonfirmasi apa
| Butir | Umumnya dikonfirmasi oleh | Muncul di |
|---|---|---|
| Nama dan alamat shipper, consignee, notify party | Shipper, dengan data pembeli | Shipping instructions; tercetak di bill of lading |
| Uraian barang | Shipper | Shipping instructions, bill of lading, dan konsisten dengan commercial invoice |
| Jumlah dan jenis kemasan | Shipper, dari packing list | Shipping instructions, bill of lading |
| Verified gross mass kontainer | Shipper, dengan salah satu dari dua metode | Pernyataan VGM yang disampaikan sesuai proses pengangkut |
| Nomor kontainer dan segel | Dicatat saat stuffing; dicocokkan dengan booking | Shipping instructions, bill of lading |
| Ketentuan freight (prepaid atau collect) | Disepakati dengan pembeli dan forwarder | Shipping instructions, bill of lading |
Ketidakcocokan fiktif yang diberi anotasi
Contoh fiktif, dibuat untuk menunjukkan pemeriksaan silang
Shipping instructions: "20 pallet, 400 karton, ubin keramik, berat kotor 18.200 kg". VGM yang disampaikan: 19.640 kg untuk kontainer berisi. Packing list: 400 karton, 18.200 kg berat kotor muatan, belum termasuk pallet. Draf bill of lading: "400 cartons" tanpa jumlah pallet.
Tiga perbedaan terlihat. VGM sudah memuat tare kontainer dan pallet yang tidak ada dalam angka instruksi, dan itu konsisten. Draf bill tidak menyebut jumlah pallet yang dinyatakan di instruksi, dan itu tidak konsisten. Pesan singkat kepada forwarder sebelum cut-off meminta jumlah pallet ditambahkan. Bila draf yang sama menyebut consignee berbeda dari yang ada di instruksi, koreksinya lebih serius, karena nama itu menentukan siapa yang berhak mengambil barang.
Pemeriksaan silang sebelum cut-off
- Baca ketiga dokumen berdampingan dan tandai setiap butir yang muncul di lebih dari satu dokumen.
- Periksa nama, ejaan, dan alamat karakter demi karakter pada tiap dokumen.
- Periksa jumlah: kemasan pada packing list, instruksi, dan draf bill of lading harus sama, dengan pallet dinyatakan dengan cara yang sama.
- Periksa berat: sebutkan mana berat muatan, mana massa kontainer berisi, dan jangan dicampur.
- Periksa nomor kontainer dan segel terhadap konfirmasi booking.
- Periksa ketentuan freight dan jenis bill yang diminta terhadap ketentuan jual beli dan instruksi pembeli.
- Konfirmasi cut-off pengangkut untuk instruksi dan VGM, dan siapa yang menyampaikan masing-masing.
Mengapa waktu bagian dari pemeriksaan
Pengangkut menetapkan batas waktu penyampaian instruksi dan VGM. Penyampaian yang terlambat atau diubah bisa berarti tertinggal kapal atau dikenai biaya amendment menurut ketentuan pengangkut. Waktu yang Anda perlukan bergantung pada berapa banyak orang yang harus mengonfirmasi, jadi tanyakan jam cut-off saat booking, bukan pada hari keberangkatan.
Amendment: biayanya dan cara menghindarinya
Amendment setelah pengangkut menerbitkan draf atau bill of lading final dapat dikenai biaya dan, mendekati cut-off, dapat membahayakan booking. Koreksi termurah adalah yang dilakukan sebelum draf pertama dibuat, itulah sebabnya pemeriksaan silang ada sebelum cut-off, bukan setelah draf tiba. Bila amendment tidak terhindarkan, tanyakan kepada pengangkut berapa biayanya, berapa lama prosesnya, dan apakah cut-off kapal terpengaruh, serta beri tahu pembeli bila consignee atau ketentuan freight berubah, karena bank atau broker kepabeanan pembeli mungkin sudah menyiapkan dokumen berdasarkan versi sebelumnya.
Siapa di tim Anda yang menandatangani apa
Tuliskan siapa yang boleh menyampaikan shipping instructions, siapa yang boleh menyatakan verified gross mass, dan siapa yang boleh menyetujui draf bill of lading. Ketiganya adalah tindakan yang terpisah, dan masing-masing memikul tanggung jawab. Orang yang menandatangani pernyataan massa tanpa pernah melihat catatan penimbangan, atau yang menyetujui draf tanpa membandingkannya dengan instruksi, membuat pernyataan yang tidak dapat ia pertanggungjawabkan. Daftar wewenang yang singkat, disimpan bersama booking, menghilangkan keraguan pada hari keberangkatan.
Menyimpan catatan yang saling terkait
Simpan tiket penimbangan atau perhitungan di balik massa terverifikasi, instruksi yang ditandatangani, dan bill final bersama-sama. Bila muncul pertanyaan berbulan-bulan kemudian tentang sebuah berat atau nama, ketiga dokumen itu menjawabnya bersama, dan tidak ada yang harus direkonstruksi dari ingatan.
Beri nama berkas dengan nomor booking dan nomor kontainer, sehingga seseorang yang tidak ikut menangani pengiriman itu dapat menemukan semuanya. Bila pengiriman melibatkan beberapa kontainer, buat satu tabel ringkas yang menunjukkan nomor kontainer, nomor segel, massa terverifikasi, dan jumlah kemasan untuk masing-masing, lalu cocokkan jumlah totalnya dengan packing list.
Terakhir, jangan menunggu draf bill untuk memeriksa ejaan nama. Kesalahan ejaan yang kecil pada nama consignee dapat menunda pengambilan barang di tujuan, dan koreksinya hampir selalu lebih lambat dan lebih mahal daripada pemeriksaan lima menit sebelum instruksi disampaikan.
Batasan panduan ini
Tidak semua dokumen memiliki peran hukum yang sama. Akibat hukum bill of lading bergantung pada jenisnya dan hukum yang berlaku, dan pedoman massa terverifikasi menjelaskan pendekatan berbasis SOLAS, sementara aturan setempat dan proses pengangkut menambah rinciannya. FIATA menerbitkan dokumen forwarding standar yang dapat dipakai anggotanya, dan ketentuannya berbeda dari bill of lading pengangkut. Contohnya fiktif dan tidak menggambarkan pengiriman nyata.